電子郵件（Email）是商業來往上非常重要的溝通工具，雖然近年來Line等通訊軟體的興起，讓我們有更多溝通管道可以選擇，電子郵件仍然具有通知多人、可確實備份、公私分明等多個優點，所以許多公司間的往來還是很仰賴Email。
但許多大學畢業生初踏入職場，往往沒人想到要教Email的大小事，導致信件發出後，才發現各種錯誤，而有主管或前輩來指正，這篇文章就是為了解決這個問題！讓你第一次發Email就能避免被主管電到飛起來！
1.信件主旨
大部分Email在收件夾裡的顯示方式，只會有「寄件者」、「信件主旨」及「寄件日期」，所以你的寄件主旨很重要。請把握這個原則：
清楚表達這封Email的內容是關於什麼事情的
例如說你想問對方有沒有收到你寄過去的合約，主旨可能寫：「創嶼公司財務顧問合約送達確認」，若只有寫「財顧合約」，收件者勢必要打開信件才能確定你在講什麼；
又或者是想要請假，可以寫「王小明事假申請-2024/3/24一天」，而不是「事假申請」；
想要通知客戶營業稅申報完的結果，可以寫「創嶼公司112/03-04營業稅申報書」，而不是「報稅結果」。
老實說「清楚」的線並不是那麼明確，但只要心裡記著這件事，有努力想表達清楚就可以了。寫不清楚可能有2個影響：
- 收件人覺得他被你浪費了一點時間，小小累積一些不滿
- 要找信的時候不好找。雖然可以下關鍵字搜尋，但往往會跑出許多信件出來，如果主旨不清楚，就要一封一封打開來確認到底是哪封信
另外，我們有時候會想要利用之前信件裡面相關的寄件人或收件人的Email，就可能會用之前某封Email，用全部回覆的功能，將之前的寄件人、收件人等通通帶入，但此時，信件的主旨可能是完全不相關的內容，建議手動去修正，如下圖（PS.這封Email只是一封垃圾信，拿來做示範）
2.收件者要放誰、副本要放誰、密件副本要放誰
收件者就是主要收到這封信的人，也是你Email內容主要傳達的對象。
副本也稱作cc，放進副本的人一樣也會收到信，而且內容都一樣，但他（或他們）只是被通知，常常會放收件者的主管以及你自己的主管。
舉例來說，我們要寄信請公司會計人員提供記帳需要的資料，你就要把會計人員放收件者，他的老闆（小公司的話可能就是負責人）、你自己的主管、會計師放副本。
把彼此主管放副本這件事，在雙方第一次接觸的時候尤其重要，收件者才能判斷這件事情有沒有經過高層的授權，進而快速地給予回應。
如果是要傳達一件事情給許多人，例如說你幫公司做好了一份SOP文件放在雲端，要告知大家，則所有人都會放入收件者；但若是主管跟你一起討論完成了這份SOP，然後請你告知大家，那主管一般就會放在副本，而其他人放在收件者。
密件副本使用到的時機就相對少很多了，被放進密件副本的人都會收到信件，只是所有收到信件的人，都不會知道密件副本有誰。可能用在我們要寄信給某間公司的所有股東，但股東們的個資想要保密，所以把他們的Email都放在密件副本。
另外，也要再三確認大家的信箱沒有寫錯，畢竟Email往往包含一些公司的機密資訊，信箱寫錯就等於把機密外洩出去了，尤其填寫收件人名稱時，往往只打個開頭，就會跳出常用聯絡人讓你選擇，一時不察就會選錯人，把該寄給A公司Amy的信，寄給了B公司的Amy。（血淚經驗）
所以，請務必確認大家的信箱有沒有寫錯！
3.回覆跟全部回覆差很大
我們如果收到A的信，副本放了B、C、D、E，回覆就是只把A放到收件者，全部回覆就是把A放到收件者，把B、C、D、E也都放進副本。
通常對方如果是寄信來有cc其他人，我們都會用全部回覆，確保B、C、D、E有確實知道現在最新的狀況，如果你覺得只cc這些人不夠，要再加上其他人，當然也是沒有問題的。
例如說公司會計寄了一份資料過來，他副本知會他老闆，你發現資料有缺，所以用全部回覆的方式給他，同時也想讓你主管知道雖然客戶已經提供資料了，但是資料有缺所以你還沒辦法開始作業，就會把你主管也加進來，最後副本就會有他老闆跟你主管。
也要注意有些情況不能用回覆全部，例如說公司行政人員寄信請大家提供身分證及生日，以利團保加保作業，如果你使用回覆全部，那全公司的人就知道你的個資了~
4.請設定好簽名檔
大家會想知道信是誰寄出來的，名字、職稱、公司、聯絡方式等等，才好判斷這是不是詐騙信件，他該不該回覆。但每次寄信都要寫一次這些資訊太累人了，所以各個Email系統一定都有「簽名檔」的功能。
請公司其他人寄一封信給你，複製他們的簽名檔，貼到你的簽名檔，再把姓名、職稱、電話、Email等資訊修改成你的，簽名檔就完成了！
Gmail的路徑是「設定→查看所有設定→一般設定→簽名(靠近下方)」。如果是Gmail請把「新郵件使用的簽名」及「回覆/轉寄郵件時使用的簽名」的下拉選單都選你建立的簽名，而且請勾選「在回覆郵件的引用文字前插入簽名，並移除附加在簽名前面的--線」，否則你回信給對方時，簽名檔會在信件的最末端，有時候會以為你沒放簽名檔。
5.不要忘了附件
寄Email可以夾帶檔案，但超級容易發生信件寄出後忘了附件的這種事，這時候就要再補寄一封信，顯得很不專業。信件寄出前多檢查2遍貌似有效，但粗心就還是會粗心，建議可以變動Email的書寫方式。
一般人寫Email的順序可能是：主旨→收件人、副本→內文→附件→寄出。
建議可以更改為：主旨→收件人、副本→附件→內文→寄出。
畢竟沒有內文的信你不會把他寄出去，自然就減少忘記夾帶檔案的失誤了。
6.內文的禮儀(?)
有些網路文章會強調開頭的問候要怎麼調整，不親近的用Dear，熟人可以用Hey 小明，又或者是內文分段落，要問候、內容、結尾，又或者是不要用表情符號，標點符號要用全形等等。
個人認為是比較枝微末節，大家不用太在意，像我覺得信件多使用「感謝~~~~」這樣的用語，雖然不太正式，會讓人有親切感，感受比較加分。
Gmail的小設定：取消會話群組
Gmail為了把同件事情集中在一封Email，讓使用者好了解脈絡，所以預設啟用會話群組的功能。
舉例來說小美寄信來問說要不要一起吃午餐，你回信說好呀約哪天，小美回說約這個禮拜六，你回說吃個牛排如何，小美回說沒問題。
這樣的一串信件來回，會話群組會通通放在一列Email，點開來上上下下滑動就可以看清楚所有事情。
只是商業上信件的往來可能會比較複雜，例如說你寄一封信出去，客戶分5次回覆這封信，每封信分別提供不同資料，此時使用會話群組就容易產生漏信，或者是沒有注意到某封未達信件夾在這個會話群組中，所以建議商業用Gmail請取消會話群組功能。
Gmail的路徑是「設定→查看所有設定→一般設定→會話群組檢視→關閉會話群組檢視」。
如果你認真看完上面的說明，恭喜你已經了解商業往來的Email邏輯了，祝你工作一切順利囉！