公司如何記內帳(提供內帳範本)

· 創嶼會計師事務所

經營公司一定要好好記錄內帳,才能知道公司經營得好不好、是不是真的有賺錢,客戶、供應商要跟您對帳,是否能夠快速找出那張發票,99%的老闆都知道內帳很重要,但往往遇到一個問題:「我到底要怎麼記內帳?」

創嶼會計師事務所服務眾多新創、中小企業,深知大家的痛點,所以做了一個內帳記錄範本讓大家可以參考運用,就跟著下面的步驟來了解怎麼正確的記內帳吧!

不用借貸、不用會計背景、自動算出損益表及應收應付!

公司為什麼要記內帳?

內帳,並不是跟逃漏稅畫上等號,如果是的話,創嶼也不敢寫這篇文章。(國稅局不要來打我)

公司初成立時,為了節省成本,往往會尋求會計師協助記帳報稅,這種情況我們稱會計師做的帳是外帳或者是稅務帳,但即使您從Day 1就完全合法,您還是會因為以下原因,而有需要維護內帳:

  1. 事務所結帳難即時:事務所每兩個月才會收一次發票、報稅、記帳,所以9月的損益表,事務所可能11月甚至12月才會結帳給您,報表這麼晚才拿到,看著報表做決策又怎麼會正確呢?
  2. 事務所不在意您的應收帳款是否有收回:我們開發票出去給客戶後,有些情況可能錢馬上就收到了,但也有可能遇到付款天期較長的客戶,甚至是拖欠款項的客戶,這時候就必須要管控應收帳款是否確實收回,免得時間一久變成一筆爛帳錢追不回來。但這對報稅影響不大,事務所不在意,但公司一定要自己記內帳來做管控
  3. 要核對事務所報稅記帳結果有沒有錯:公司可能常常有「我明明拿了很多發票單據給事務所,而且感覺沒賺這麼多,怎麼事務所說我要繳很多稅」的感覺,是不是哪張發票的進項沒有扣抵到、還是哪張單據不見了,這個時候,就可以用內帳來跟事務所核對,抓出落差原因

以公司經營的立場,是一定要做清楚的內帳紀錄的。

只要流水帳就能看到報表及財務數字

新手老闆剛開始記內帳時,很常發生記了老半天不知道自己要看什麼。

創嶼|損益表示意圖

您的內帳最基本要能(1)跑出損益表,讓您知道收入金額、費用佔比、最終淨利金額等等,除此之外,(2)應收帳款代表您的客戶欠您多少錢,應付帳款代表您欠供應商、員工多少錢,這些也都是經營管理的必看指標。

報表的來源就是旁邊一個一個的分頁。每個銷項、進項分頁的格式都相同,只是月份不同而已。

「進」代表的是進項,可以理解為您的支出面,跟供應商拿的發票、搭計程車的收據、寄東西的郵資單、付員工的薪資、勞健保費,通通記錄在各月份分頁,報表的公式就會自動將相關數字彙總到報表頁。

「銷」代表的是銷項,可以理解為您的收入面,開給客戶的發票主要記錄在這邊,作為損益表的收入來源。

內帳範本操作說明-銷項

創嶼|銷項記錄說明

請按照設計的欄位,逐個填滿,尚未收款,收款日期就不要填寫,Excel公式會將這筆列為應收帳款,提醒您記得跟客戶收款,預計收款日則算是一個提醒欄位,讓公司可以很快判斷這筆款項是否逾期。

前方的簡式損益表主要會計算「未稅銷售額」作為您的收入,因為台灣的營業稅機制,您開出去的發票所包含的5%,算是代收代付要繳給國稅局,而不是以總收到金額作為收入,而付給國稅局的錢是費用,像您看到的台積電、鴻海等上市櫃財報,也是一樣的邏輯,以「未稅銷售額」作為收入。

稅額部分,除非你是開立免稅或零稅率發票,否則一律都要寫稅額。如果發票上面沒有寫稅額(例如說二聯式發票),請以發票總計金額除以1.05取到整數後作為未稅銷售額,未稅銷售額跟總計的差額則是稅額。

科目的填寫是採用下拉式選單,來源就是簡式損益表會呈現的項目,如果想要其他的科目來區分收入,請回到簡式損益表,插入一列,加上科目名稱,並把上一列的公式複製貼上,你就可以在銷項科目中選得到,而且公式也會抓取您新填寫的資訊。(請參考下面圖示)

創嶼|插入科目說明

如果您是屬於B2C的銷售模式,發票筆數眾多,可以分渠道(例如說POS、熊貓、Ubereats)、分日期等方式彙總記錄,也比較好與各渠道撥款給您的金額核對。

內帳範本操作說明-進項

創嶼|進項紀錄說明

進項的填寫比銷項遠為複雜,主要在於進項的單據類型五花八門,有發票、有收據、有繳款單、有勞報單、有Invoice,歸屬的科目選項也很多,還要判斷什麼時候可以填稅額,什麼時候不填。以下就讓我們一項一項來說明吧。

1、發票號碼欄位

原則上只有拿到統一發票,才有發票號碼可以填寫,填寫主要是為了跟廠商核對使用,例如說廠商問說發票JQ34569999怎麼還沒支付,就可以搜尋發票號碼,來找到我們的付款紀錄。其他單據可以不用寫編號,但簡單寫一下單據的類型,可以做為日後的提醒,這邊要特別注意,如果沒有拿到單據,事務所就不會記錄這筆費用,導致您要繳的營業稅或所得稅增加,請務必標記起來請相關人員補上發票(像圖中的黃底處)。

2、科目

跟銷項頁籤的邏輯一樣,科目採下拉式選單的方式填寫,如果要加上科目、修改科目名稱,一樣回到簡式損益表去修改。

要怎麼判斷各項支出屬於什麼科目呢?直接依照字面上的解讀填寫即可,畢竟內帳報表是公司自己使用,公司想怎麼解讀就怎麼解讀,大部分的科目都很好理解,簡式損益表那一頁也有針對部分科目進行說明,真的找不到再稍微Google一下就好。

這邊提醒一下,內帳報表是簡化後的會計報表,終究不像一般會計借貸可以處理各式各樣的交易。所以沒拿到發票的預付款、支付保證金、支付營業稅,請不要填寫科目,因為這些不是損益項目。

3、稅額

簡單原則:吃喝玩樂的支出請不要填寫稅額,直接將稅額加進去未稅金額裡面。因為營業稅規定吃喝玩樂的稅額不能扣抵營業稅,為了避免您與事務所核對稅額的困擾,請按照正確的稅法觀念來處理。若想了解更多細節,可以參考創嶼製作的這份圖卡,判斷稅額是否可以填寫喔!

下方有個段落可以讓您填寫零用金的支出,雖然是小金額雜費,但累積起來也滿可觀的,還是應該填進來反應到損益表。邏輯跟上方一樣,只是付款帳號改成零用金而已,而且零用金是拿單據換錢,所以預計付款日期直接填寫與付款日期一致,也因為比較少對帳的需求,發票日期、號碼等可以不用填寫。

創嶼|進項紀錄說明-零用金

但零用金平日管理並不是只有這張Excel表就好,平常需要在意零用金餘額是否正確、有沒有被保管人挪用的風險,相關管理機制及範本請詳零用金及員工代墊款管理

最後,不管是零用金還是一般的進項,請確保你填入內帳報表的月份與提供事務所申報營業稅的月份一致,例如說1-2月填寫的發票、收據,應該要在3月初交給事務所申報營業稅,這樣子內帳報表計算出來的稅額,跟事務所申報營業稅稅額才在同一基礎比較,否則就是張飛打岳飛,浪費時間。

填完庫存金額及核對營業稅、損益

創嶼|損益表示意圖

回到最開頭的簡式損益表,您可以看到填完數字後,損益表有數字了、應收付有數字了。期初庫存、期末庫存再填上數字,您的內帳報表就算完成了。

庫存金額請依照盤點的庫存數量,乘以原料的單價或產品的標準成本來計算,如果沒有這個札實的管理,也可以概抓一個金額,當然越好的管理,您才會有越有品質的財務數據。

報表完成後,第一請先看第37列的「應繳營業稅」,這個數字可以跟事務所給您的401報表的應繳營業稅金額核對,若有留抵稅額,麻煩把留抵稅額的影響排除掉。像下面這份401,排除留抵稅額的影響就是5,189+74=5,263。

但請注意,核對結果很難完全一致,因為進項稅額可不可扣抵的判斷,您跟事務所不會完全一樣(甚至事務所的不同人也不一樣),再加上營業稅有些倒除1.05的尾差計算,所以有差異非常正常。如果差異小於5%或3,000元,建議不用再浪費時間核對;若差異金額大,可以請事務所提供申報營業稅的進銷項明細,跟您的內帳紀錄進行比對,找出差異原因。

創嶼|401申報書釋例

簡易內帳報表的作法

如果您覺得判斷稅額是否可扣抵很麻煩,教會計妹妹或工讀生處理的時候怕太複雜他們不了解,事務所大概營業稅不會報錯,也可以把所有的未稅金額填寫跟含稅金額一樣,稅額都寫0(進銷項都一樣),繳納營業稅時,把繳納出去的營業稅列為一筆進項,科目選擇為「稅捐」,也是一個常見的做法唷。

創嶼|初階內帳記錄方式

疑難雜症處理

若您是創嶼客戶,可以在內帳報表記錄遇到問題時,與我們聯繫解決。這邊先針對2個常見狀況進行說明:

1、錢先支付但後來才拿到發票

如果公司在1月先付給廠商錢,但廠商5月份才給發票,跨了好幾個月,那到底這筆支出要記在1月還是5月呢?建議1月就先記錄,只是發票日期、號碼欄位留空不填寫,並標上黃底提醒要去催發票,等拿到發票後再回來填至1月的分頁。(而且填到5月去,說不定又安排付款給對方一次)

但這樣做,跟事務所的營業稅核對就會有些小出入,因為把5月發票填到1月去,內帳報表認定這張發票影響1-2月的應繳營業稅,但事務所是申報在5-6月的營業稅。如果有這種情形,請手動把這張發票的影響排除掉,將簡式損益表的應繳營業稅公式加減這張發票的稅額。(1月減去,5月加上)

創嶼|內帳報表記錄跨月發票

2、跨年度整理內帳報表

簡式損益表有計算應收及應付帳款,這個餘額是會累積的,只要還沒收到、還沒付出去的錢,就應該列進這個餘額內,跨年度也一樣。

請去各月的進項頁籤,篩選「付款日期」空白的項目,複製後貼到「以前進」裡面去,有6期所以要複製貼上6次,接著也去各月的銷項頁籤,篩選「收款日期」空白的項目,複製後貼到「以前銷」裡面去,一樣也要複製貼上6次。

完成後,將1-12月的進銷內容通通刪除(表頭不要誤刪掉),另存一個檔案,就完成了跨年度結轉囉~

這邊也小提醒,因為這個報表是顯示即時資訊,建議每個月或每兩個月做完紀錄,都另存一個檔案,例如說內帳202312、內帳202310,而不是一直覆蓋過去。

創嶼|跨年整理方式

內帳報表的極限

內帳報表只是一個Excel的架構,也考量到使用者的能力,沒有用太複雜的公式、巨集,或者是會計借貸的觀念,也因此會有一些限制,如果您想解決限制之外的問題,建議找一個厲害的會計人員,或者是買套裝軟體來協助您記帳。

  1. 難以串聯採購單、收貨、廠商發票的前後關係
    廠商今天開發票來,一定就付錢給他們嗎?應該要核對跟採購單價格是否相同,東西是否已經確實收到了。用Excel建立前後串聯的關係邏輯上可行,但實務使用上,可能因為人員素質不夠,或者是Excel防呆機制不夠,而容易發生錯誤。建議有相關需求,直接採購初階版的ERP。
  2. 無法認列折舊費用或將損益分攤各月認列
    如果公司付了1年期的104租用費用,按邏輯來說,應該除以12反應在各月的損益,但內帳報表的收支大部分依照金流來記錄,難以用一般會計原則進行分攤處理,購買資產也是一樣,如果花費150萬裝潢辦公室,正常邏輯也該分攤數年來認列折舊,但內帳報表只能反應在當月。

相信文章看到最後的各位都很在意公司內帳如何記錄,如果需要公司內帳記錄範本的,請點下面這個按鈕寄Email跟我們索取~主旨請打「我需要內帳紀錄範本,感謝~」,我們就會盡快寄給您喔。